KPI hay OKR? Áp dụng sao cho đúng?
Thường xuyên được đặt lên bàn cân so sánh, OKRs và KPIs là 2 phương thức quản lý được nhiều doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn nhất. Vậy OKRs & KPIs khác nhau như thế nào? OKRs hay KPIs mới là phương pháp vượt trội hơn?
Bảng so sánh OKRs và KPIs
Trước khi mang ra “cân đo đong đếm”, điều đầu tiên bạn cần làm, chính là hiểu được rõ khái niệm OKRs và KPIs là gì.
OKRs là gì?
OKRs được viết tắt của “Objective & Key Results” – dịch sát nghĩa là “Mục tiêu và các kết quả then chốt”.
Đây là một phương pháp quản lý mục tiêu, có thể áp dụng ở cả quy mô lớn (công ty, chi nhánh) và cả quy mô nhỏ (nhóm, cá nhân).
So với phương pháp quản lý mục tiêu truyền thống, OKRs đem lại cho bạn nhiều điểm tích cực hơn như:
- Giảm thời gian thiết lập mục tiêu
- Xây dựng được các mục tiêu hợp lý hơn, và được cam kết thực hiện từ nhân viên
- Tạo ra tính tự chủ và trách nhiệm của của mọi cá nhân trong doanh nghiệp
- Tăng cường giao tiếp minh bạch
- Tăng kết nối giữa các bộ phận, giữ cá nhân với công ty
- Giảm thời gian giải quyết khúc mắc, tăng hiệu suất làm việc
- Tăng tốc độ phản ứng của toàn doanh nghiệp
- Tạo cảm hứng cho toàn bộ nhân viên, thúc đẩy thực hiện các mục tiêu táo bạo, giúp doanh nghiệp bứt phá
- Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp, và trở thành phễu lọc giúp công ty lựa chọn được “con người phù hợp”
Ví dụ:
Mục tiêu (O): Tăng traffic vào website công ty trong quý I
Kết quả chính (KRs):
- KR1: Đăng tải 45 bài viết trên website trong quý
- KR2: Mỗi bài viết có tối thiểu 50 lượt tương tác (like, share hoặc bình luận)
- KR3: Tối ưu 100 bài viết theo checklist SEO mới để tăng trải nghiệm khách hàng
KPIs là gì?
KPIs là từ viết tắt của “Key Performance Indicator”, hay “Chỉ số đo lường hiệu quả công việc trọng yếu”.
KPIs được sử dụng để đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian cho: tổ chức, cá nhân, chương trình, dự án, hành động …
Các chỉ số KPIs thường có đặc điểm:
- Liên kết với các mục tiêu chiến lược.
- Gắn với các chỉ số định lượng giúp dễ dàng đo lường – đánh giá
- KPIs giúp theo dõi được chất lượng, hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từng bộ phận, phòng ban, từng quá trình làm việc.
- Mặt khác, nhờ các chỉ số KPIs, công ty có thể nhìn nhận được hướng triển khai công việc – phát triển công ty. Bao quát được ưu, nhược điểm để dễ dàng điều chỉnh, khắc phục giúp đạt hiệu quả, hiệu suất công việc cao hơn.
Ví dụ:
- KPIs của Phòng Nhân Sự: Tuyển 01 nhân sự vị trí Lập trình viên trong 2 tuần
- KPIs của Phòng Kinh Doanh: Gọi tối thiểu 30 cuộc gọi giới thiệu SP tới KH tiềm năng trong vòng 1 tuần.
Doanh nghiệp bạn nên chọn KPI hay OKR?
KPIs là những chỉ số đo lường hiệu suất công việc, cho thấy sức khỏe của doanh nghiệp. OKRs là hệ thống được sử đụng dể tập hợp sức mạnh, loại bỏ các điểm yếu để đưa doanh nghiệp tiến lên.
Không phải tất cả các KPIs đều biết thành OKRs, mặc dù trong OKRs có rất nhiều KRs giống như KPIs.
Bạn sẽ chỉ thực sự đưa KPI thành KR của OKRs khi và chỉ khi, đó là một chỉ số Quan trọng trong 1 khoảng thời gian nhất định.
Ví dụ:
Để xem xét kỷ luật của một công ty, chỉ số thời gian đi muộn và số lần đi muộn của một nhân viên được theo dõi.
Nếu mọi người đều đi làm đúng giờ, nghĩa là kỷ luật giờ làm đang được duy trì tốt, chúng ta sẽ không cần chú ý đến điều đó và tập trung làm điều khác. Giờ đi làm sẽ không có mặt trong OKRs, nhưng vẫn được bộ phận Hành chính Nhân sự theo dõi thường xuyên.
Cho tới khi việc này vẫn ổn, không ảnh hưởng đến mục tiêu của công ty, thì OKRs vẫn không đề cập đến “giờ đi làm”.
OKRs và KPIs hoàn toàn có thể đồng thời được áp dụng trong doanh nghiệp, với 2 mục đích hoàn toàn khác nhau nhưng có tính chất hỗ trợ nhau.
▶︎ KPIs nên được sử dụng khi công ty của bạn đã tương đối đi vào khuôn khổ, bài bản với chiến lược, mô tả công việc cụ thể, với hệ thống quản lý nhân sự đầy đủ.
Khi áp dụng KPIs cũng cần xem xét trình độ, năng lực của các cấp quản lý và nhân viên đã đủ đáp ứng chưa. Nhân viên của bạn có sẵn sàng tự giác thực hiện theo KPIs đã đề ra? Khi chưa đủ chất lượng nhân lực mà áp dụng ngay KPIs, có thể dẫn đến việc phản kháng, đối phó của nhân viên.
▶︎ Với OKRs, bạn nên xem xét áp dụng khi mong muốn đưa công ty của mình hướng tới những mục tiêu tham vọng, đầy cảm hứng.
OKRs với mục tiêu và các kết quả chính có thể rất khó khăn, và việc bạn chỉ hoàn thành 60 – 70% một mục tiêu nào đó, cũng có thể coi là thành công.
Tuy nhiên, tiệm cận được một mục tiêu táo bạo, đầy tham vọng, thì vẫn đáng tự hào hơn so với việc hoàn thành 100% một mục tiêu bình thường, không cần nỗ lực hoặc thay đổi nhiều.
Ghi nhớ:
- Chiến lược là “Bản đồ”
- OKRs là “thiết bị dẫn đường”
- KPI là “chỉ số cảnh báo trên màn hình oto”